Hacer una tarea más pequeña

Toma lo que lleva más tiempo en la lista. Ve bajando.

Las seis preguntas

1. ¿Cuál es la primera acción física real? No la primera etapa. Lo primero que hacen tus manos. "Resolver lo del seguro" empieza por abrir un correo y encontrar un número.
2. ¿Esto es una tarea o cuatro? Si el nombre lleva una "y", o si podrías parar a la mitad y haber terminado algo, es más de una. Escribe las partes en líneas separadas. Cuatro líneas cortas cuestan menos de mirar que una palabra larga.
3. ¿Cuánto creo que me llevará esto? Anota el número antes de empezar. No para acertarlo — sino para descubrir después cuánto te equivocaste. Puede que te equivoques siempre en la misma dirección. Conocer tu dirección es más útil que acertar una estimación cualquiera.
4. ¿Qué necesito tener delante? El inicio de sesión, el número de referencia, el documento, el correo de la persona. Reúne todo eso primero, como un paso propio. Descubrir que falta una pieza a los tres minutos es una razón habitual por la que las cosas se detienen.
5. ¿Cómo se ve terminado? Una frase. Una tarea sin un final visible es fácil de dejar sin empezar y difícil de soltar. Ambas cosas salen caras.
6. ¿Esto siquiera es mío? Parte de lo que está en una lista le pertenece a otra persona, o a una decisión que nadie ha tomado todavía, o a un mes que aún no ha llegado. Eso no son tareas. Muévelas a algún sitio que no sea tu lista.

Si aun así no arranca

Entonces el tamaño no era el obstáculo, y lo útil no es dividirla todavía más. Revisa esto en su lugar:

• ¿Está esperando a alguien? Entonces es un mensaje que enviar, no una tarea que hacer.
• ¿La dificultad es que no sabes cómo? Entonces la tarea es averiguar cómo, y eso es algo distinto y más pequeño.
• ¿Hay algo desagradable al otro lado de terminarla? Vale la pena nombrarlo, porque suele explicar más que el tamaño.
• ¿Lleva meses en la lista sin ninguna consecuencia? Entonces puede que no importe, y borrarla es un resultado legítimo.
• ¿La tarea tiene esta forma porque alguien decidió que la tuviera? Un formato, una herramienta o una secuencia fijados por otra persona casi siempre se pueden preguntar. Preguntar suele ser más rápido que rodearlo.
• ¿Falta algo que no te toca a ti conseguir? Un inicio de sesión que nadie configuró. Una aprobación que nadie dio. Un archivo en el ordenador de otra persona. Eso es una petición, no una tarea.
• ¿Es difícil por el lugar donde tiene que ocurrir? Un trabajo que necesita silencio, intentado siempre en un escritorio compartido, no es un problema de tamaño. Cambiar dónde ocurre suele ser más rápido que cambiar la tarea.

Tres de esas son preguntas para otras personas, y eso no es una manera de librarse de la tarea. Parte de lo que hace difícil una tarea se decidió antes de que llegara a ti — el formato, la herramienta, la sala, el orden de los pasos. Esa parte suele ser lo más barato de cambiar de toda la lista, y es la parte por la que a nadie se le ocurre preguntar.

La parte que la gente se salta

La número cuatro. Reunir todo antes de empezar nada se siente como una demora, y es el paso que la gente dice con más frecuencia que ojalá hubiera hecho primero.